毎晩、事務所で見積書を打っているんです。AIに頼めば、見積書も一瞬で作ってくれますか？
一瞬で作れるようにはなります。ただ、金額の計算だけはAIに任せないでください。
現場から戻って、メモと写真を見ながら見積書を打つ。作業が終われば報告書を書き、月末には請求書をまとめる。書類の仕事は、本業が終わったあとの時間に回りがちです。
答えの要点は、書類の中身を分けることです。宛名や日付は台帳から、品目と単価は単価表から、合計と消費税は計算の仕組みから入れます。AIに任せるのは、写真やメモを作業内容の文に整える部分です。そして金額を確定して送るのは人です。こう分けると、自動化しても数字が狂いません。
この記事では、書類の部分ごとの分け方、過去の書類から始める準備、写真とメモから報告書を作る流れ、書類どうしのつなぎ方、進める順番を書きます。
この記事の要点
- 金額の計算はAIにさせない。単価表と計算の仕組みに任せる
- AIに任せるのは、写真とメモを文に整える部分
- 始めは過去の書類から、ひな形と単価表を抜き出す
書類の中身を、AIの部分と仕組みの部分に分ける
見積書を一枚、部分ごとに分解してみると、それぞれ向いている任せ先が違います。
| 書類の部分 | 任せる先 | 理由 |
|---|---|---|
| 宛名・日付・書類番号 | 案件の台帳から自動で入れる | 毎回同じ形で、考える余地がない |
| 品目と単価 | 会社の単価表から選ぶ | 会社の決まりなので、AIに推測させない |
| 数量・小計・消費税・合計 | 表計算やプログラムの計算 | 生成AIは、それらしい数字を書いてしまうことがある |
| 作業内容の説明・現場の所見 | AIがたたき台を作る | メモや写真を、読みやすい文に整えるのが得意 |
| 支払条件・有効期限・注意書き | ひな形に固定しておく | 毎回変えると、書き漏れが出る |
| 金額の確定と送付 | 人 | お客様との約束になる |
生成AIは文章を作る道具で、計算機ではありません。見積書の合計をAIに出させると、たいていは合っていても、ときどき桁や端数がずれます。たまにしか間違えない分、見落とされやすいのが厄介です。計算は、同じ入力なら必ず同じ答えを返す仕組みに任せます。
金額の確定を人が行うのは、AIチャットや電話受付でも同じ考え方です。当社のAIサービスでも、金額の確定や契約は人が行うと決めています。
最初の一歩は、過去の書類を並べること
自動化の準備は、新しいツールを選ぶことではなく、手元の過去の書類を並べることから始めます。
例えばハウスクリーニングの会社なら、去年1年分の見積書を開いて、エアコン・浴室・キッチンといった品目ごとに見比べます。すると、毎回同じ書き方の部分と、毎回変わる部分が見えてきます。
- 毎回同じ部分：会社の情報、支払条件、注意書き → ひな形に固定する
- 品目ごとに決まる部分：品目名と単価 → 単価表にまとめる
- 案件ごとに変わる部分：数量、現場の状況、追加の作業 → 入力するか、AIが文にする
ここでよく見つかるのが、同じ作業なのに品目名がばらばらなことです。「エアコン洗浄」「エアコンクリーニング」「室内機分解洗浄」が混ざっていると、単価表が作れず、過去の金額も比べられません。まず品目名を1つに決め、単価表の1行に1つの品目を置きます。
同じ作業なのに、書いた人ごとに品目名がバラバラ。並べてみると、だいたいそうなってます。
当社でも、面倒な事務作業を減らすために、見積書や報告書を自動で作る仕組みを自社用に作りました。経緯はMEDIAの記事に書いています。
報告書は、写真とメモから作る
作業の報告書は、AIがいちばん役に立つ書類です。現場で撮った写真と短いメモがあれば、文に整える部分はAIに任せられます。
- 01撮る場面を決める作業前・作業中・作業後の3つ。作業後は作業前と同じ位置から撮る
- 02写真に一言を付ける「北側の雨どい、落ち葉で詰まり」程度でよい。声で吹き込んでもよい
- 03AIが文に整えるメモにあることだけを、お客様が読める文にしてもらう
- 04写真を並べる作業前と作業後を左右に並べるなど、配置はひな形で固定する
- 05人が読んで直す事実と違う所、言いすぎの所を直してから出す
AIに渡すときは、「メモにないことは書かない」と指示に入れておきます。生成AIは文を整える途中で、「すべての汚れを完全に除去しました」のように、現場で確かめていないことまで書くことがあります。報告書は、あとで「書いてあることと違う」と言われたときの記録にもなるので、言いすぎは人が削ります。
作業後の写真を、作業前と同じ場所から撮る。それだけで報告書の伝わり方がまるで違います。
書類どうしを、1つの案件番号でつなぐ
現場の仕事では、書類が順番に続きます。調査の報告、見積書、作業の報告書、請求書、領収書。それぞれを別々に作ると、同じ宛名や品目や金額を、何度も打ち直すことになります。
そこで、案件ごとに番号を1つ振り、1件1行の台帳を作ります。宛名、現場の住所、見積の品目と金額は台帳に一度だけ入れ、各書類はそこから読み込みます。見積から請求までの金額が同じ場所から来るので、打ち間違いも起きにくくなります。
取引先ごとの決まりも台帳に書いておきます。「請求書は本社宛て、報告書は現場の担当者宛て」「月末締めの翌月払い」といった決まりは、担当者の記憶に頼ると漏れます。
請求書まで自動にすると、インボイスの書き方で間違えそうで不安です。
請求書は、ひな形の段階で決まりを満たしておけば、あとは毎回同じ形で出せます。国税庁の案内では、適格請求書には、発行する事業者の名称と登録番号、取引の年月日、取引の内容、税率ごとに分けた合計額と適用税率、税率ごとの消費税額、受け取る事業者の名称を書くことになっています。消費税の端数処理は、1枚の請求書につき税率ごとに1回です。品目ごとに税額を出して足す作りになっていないかは、仕組みを作るときに確かめておきます。
進める順番は、ひな形から
全部を一度に作ろうとすると、どこで間違えたのか分からなくなります。次の順で、一段ずつ進めます。
- 01ひな形をそろえる会社の情報・支払条件・注意書きを固定した型を1つ作る
- 02単価表を作る品目名を統一し、1行1品目で単価を置く
- 03計算を仕組みにする数量を入れれば小計・税・合計が出るようにする
- 04文をAIに任せる作業内容や所見の文を、メモからたたき台にしてもらう
- 05書類をつなぐ案件番号の台帳から、見積・報告・請求へ同じ情報を流す
最初の3段は、AIを使わなくても進められます。ここが整っていないままAIを足しても、品目名の揺れや計算のずれがそのまま残ります。反対に、ここが整っていれば、AIに任せる部分はごく狭くて済みます。
AIを入れても仕事の前後が手作業のままで成果が出ない、という話は別の記事に書いています。どの仕事から仕組みにするかを選ぶときの参考にしてください。
あわせて読みたいAI導入で成果が出ない会社の共通点。原因は道具ではなく「前後」にある書類の自動化を、HEART CREATIONでお手伝いできること
HEART CREATIONのAIサービスには、ヒアリングと写真の受け付けから見積書の作成、担当者への通知までを受け持つ「AI見積もりシステム」があります。
- 過去の書類からひな形と単価表を抜き出し、品目名をそろえる整理
- 報告書づくりの自動化（写真とメモの受け付けと整理）
- 見積・報告・請求をひと続きにする台帳と、Excel・CSVの集計の自動化
「書類の作業で夜がつぶれている」という段階のご相談で構いません。初回のご相談は無料で、オンライン60分でも承ります。
夜に見積書を打たない毎日、いいものですよ。ひな形を1枚作るところから始めましょう。
よくある質問
見積書の自動作成は、Excelだけでもできますか？
ひな形・単価表・計算の部分は、表計算ソフトでも作れます。作業内容の説明文をメモから整えるところや、写真の並べ替えまで自動にしたい場合に、AIやプログラムを組み合わせます。
ChatGPTに見積書を作らせても大丈夫ですか？
作業内容の文を整えるのには使えますが、合計や消費税の計算は任せないほうが安全です。それらしい数字を書くことがあるため、計算は表計算やプログラムに任せ、金額は人が確かめてから送ります。
報告書の自動作成には、どんな写真を撮ればいいですか？
作業前・作業中・作業後の3つの場面を、作業前と作業後は同じ位置から撮ります。写真ごとに場所と状態の一言を添えておくと、AIが文に整えやすくなります。
小さな会社でも、書類の自動化は必要ですか？
見積書や報告書を社長や少人数で作っている会社ほど、効き目が分かりやすくなります。まずは品目名をそろえて単価表を作るだけでも、打ち込みの手間と間違いは減ります。
