AIのツールを入れて社員にも使い方を教えたのに、仕事が楽になった感じがしないんです。
落ち着いて見ると、AIの前と後ろが手作業のままなことが多いんですよ。
生成AIの契約をした。研修もした。最初の何週間かは社員も面白がって使っていた。ところが3か月たつと、使っているのは一部の人だけ。仕事の量も、残業も、あまり変わっていない。AIを入れた会社から、よく聞く話です。
原因はたいてい、AIの性能ではありません。AIが受け持つ真ん中の作業は速くなっても、その前と後ろがつながっていないことです。前とは、AIに渡す材料を集める作業。後ろとは、出てきたものを確かめ、直し、次の人や次の場所へ渡す作業です。ここが手作業のままだと、短くなるのは全体のごく一部にとどまります。
この記事では、つながらないとどうなるかを例で示し、よくある4つの形と、仕事の流れを書き出してつなぐ手順を書きます。
この記事の要点
- 速くなるのはAIの部分だけ。前後が手作業なら全体は縮まない
- 材料の置き場と、出てきたものの行き先を先に決める
- 測るのはAIの使用回数ではなく、仕事1件にかかる時間
速くなったのは、真ん中の数分だけ
例えば、賃貸物件を扱う不動産会社が、物件の紹介文をAIで書くことにしたとします。紹介文を書く作業そのものは、確かに数分で終わるようになりました。けれど1件の流れを始まりから終わりまで追うと、こうなっています。
| 段 | 作業 | AIを入れたあと |
|---|---|---|
| 前 | 紙の資料やメールから、間取り・設備・周辺環境を拾う | 手作業のまま |
| 前 | 拾った情報をAIの画面に打ち込む | 新しく増えた手間 |
| 真ん中 | 紹介文を書く | 速くなった |
| 後ろ | 内容が物件と合っているか確かめる | 誰がやるか決まっていない |
| 後ろ | ポータルサイトや自社サイトに貼り、写真と並べる | 手作業のまま |
速くなったのは表の真ん中の1行だけです。打ち込みの手間が増えた分、人によっては前より時間がかかっています。確かめる人が決まっていないので、設備の書き間違いがそのまま載ることもあります。これでは、現場が「前の方が楽だった」と感じても不思議ではありません。
AIで3分縮んでも、貼り付けと見直しに15分かかってたら、そりゃ使われなくなりますよね。
つながらない会社によくある4つの形
前後が切れる形には、いくつか決まったものがあります。自社がどれに当たるかを見てください。
| よくある形 | 起きること | 直す場所 |
|---|---|---|
| 道具から選んだ | 「何に使うか」を各自に任せ、使う人と使わない人に分かれる | AIに任せる仕事を1つ決める |
| 材料が散らばっている | 紙・メール・個人のパソコンから毎回探して打ち込む | 材料の置き場を1か所にそろえる |
| 出口が決まっていない | 出てきた文や表を誰が確かめ、どこへ渡すかが曖昧 | 確かめる人と渡す先を決める |
| 測っていない | 楽になったのかどうか、誰も答えられない | 仕事1件にかかる時間を前後で測る |
いちばん多いのは、一つ目から始まって残りの三つが続く形です。道具を先に入れ、「何か便利な使い方を見つけて」と現場に任せる。すると、AIに慣れた人だけが自分の机の上で使い、ほかの人の仕事とはつながりません。その人が休むと、また元のやり方に戻ります。
測っていないことも、見落とされがちです。AIの使用回数や、使った人数を数えている会社はあります。けれど知りたいのは、見積書1件、問い合わせ1件、紹介文1本にかかる時間が、入れる前と後でどう変わったかのはずです。
仕事の流れを書き出して、前後をつなぐ手順
つなぎ方は、道具の話より先に、紙1枚で始められます。
- 01仕事を1つ選ぶ毎週くり返し、手順がだいたい決まっている仕事を選ぶ。見積書・日報・紹介文など
- 02始まりから終わりまで書く誰が、何を見て、何を作り、誰に渡すかを1行ずつ。今の流れのままでよい
- 03材料の置き場を決めるAIに渡す情報が、毎回同じ場所・同じ形でそろうようにする
- 04出口を決める出てきたものを誰が確かめ、直したあとどこへ置くか、誰に渡すかを決める
- 05前後で時間を測る1件にかかる時間を、入れる前と2週間後で比べる
二つ目の書き出しで、たいていのことが見えてきます。AIを入れる場所より、そのすぐ前で「探す」「打ち込む」が何度も出てくるなら、まず材料の置き場を整える方が効きます。表計算ソフトの決まった列に入れる、共有フォルダのひな形に書く、といった地味な準備です。
出口の側では、確かめる人を名前で決めます。AIの文は、人が直す前提で使うものです。誰の確認を通って外に出るのかが決まっていないと、間違いが出たときに止める人がいません。
全部の仕事でやると大変そうです。どこから手をつければいいですか？
一つだけで構いません。回数が多く、1件あたりの手間が分かりやすい仕事を選ぶと、前後の比べ方も簡単になります。一つがつながると、ほかの仕事でも同じ書き出し方が使えます。
当社が自分たちの事務でやったこと
HEART CREATIONでも、面倒な事務作業を減らすために、見積書や報告書を自動で作る仕組みを自社用に作りました。レシートを撮るだけの家計簿アプリ「FUTOKORO」も開発しています。経緯はMEDIAの記事に書いています。
書類を作る部分だけを切り出しても、仕事は楽になりません。何の情報を材料にして、出来上がった書類を誰が見て、どこへ送るのか。前後をひと続きで考えるのは、自社の事務でもお客様のAI活用でも同じです。
事務の面倒を減らしたくて、自分たち用に作ったんですよ。作っていて楽しかったです。
お客様と接する場面でも、同じことが起きます。サイトのAIチャットが質問に答えても、その先の相談を誰が受け取るかが決まっていなければ、話はそこで止まります。受けた相談を人へ渡す設計は、別の記事で書いています。
あわせて読みたいAIチャットボットで問い合わせの一次対応。答える範囲と人に渡す線の決め方HEART CREATIONでお手伝いできること
AIサービスでは、道具を入れることより、前後をつなぐところから一緒に考えます。
- AIに任せる仕事を1つ決め、今の流れを書き出すところからの整理
- AI秘書・AI営業（一次対応）・AIマーケティング（たたき台生成）・AI受付・AIコンシェルジュの設計と導入
- AIの出力は人が確かめて直す前提で、確認する人と渡す先まで決める運用
- AIチャットやLINE、LPや計測まで、同じチームでつなぐ設計
「AIを入れたけれど、何が悪いのか分からない」という段階でのご相談で構いません。初回のご相談は無料で、オンライン60分でも承ります。
どの仕事からつなぐか、一緒に書き出させてください。AIを足さない方がいい場面もありますよ。
よくある質問
AI導入は何から始めればいいですか？
道具を選ぶ前に、AIに任せたい仕事を1つ決めてください。その仕事の今の流れを、始まりから終わりまで書き出すと、AIを入れる場所と、先に整えるべき前後の作業が見えてきます。
社員にChatGPTを使わせても定着しないのはなぜですか？
何に使うかを各自に任せていると、慣れた人だけが使う形になりがちです。使う仕事を決め、材料の置き場と、出てきたものを確かめる人を決めると、個人の工夫ではなく仕事の手順として残ります。
AI導入の効果はどうやって測ればいいですか？
AIの使用回数ではなく、仕事1件にかかる時間で測ります。見積書1件、紹介文1本などの単位で、入れる前と入れてから2週間後を比べると、前後の作業まで含めた変化が分かります。
社員が数人の会社でも、AIを入れる意味はありますか？
あります。人が少ない会社ほど、くり返しの事務が一人に集まりやすいからです。ただし小さな会社でも、材料の置き場と確認する人を決めないまま入れると、使う人が限られてしまいます。
