会議のたびに、議事録係が1時間かけてまとめているんです。AIの文字起こしに任せたら、もう人は要らないですか？
書き起こすところは任せて大丈夫です。でも「何が決まったか」を決めるのは、最後まで人なんですよ。
会議の録音を聞き返しながら、発言を打ち込み、要点をまとめる。議事録係は、会議の時間と同じかそれ以上の時間をかけていることがあります。AIの文字起こしを使えば、この打ち込みの部分はほぼ機械に任せられます。
ただ、文字起こしがそのまま議事録になるわけではありません。録音が聞き取りにくければ文字は崩れますし、人の名前や金額は聞き違えます。AIに要約させると、まだ決まっていない話が「決定」として書かれることもあります。
この記事では、文字起こしと議事録の違い、録る前に整えること、AIが間違えやすい所、議事録に仕立てる手順、録音データの扱いを順に書きます。
この記事の要点
- 文字起こしは発言の記録、議事録は決まったことの記録
- 出来の大半は録音で決まる。マイクの位置と名乗りから整える
- 名前・数字・決定事項は、人が録音と照らして直す
文字起こしと議事録は、別の仕事
AIに頼む前に、何を作りたいのかを分けておきます。似た言葉ですが、残すものも読む人も違います。
| 文字起こし | 要約 | 議事録 | |
|---|---|---|---|
| 残すもの | 話したことすべて | 話の流れと要点 | 決まったこと・宿題・保留 |
| 読む人 | あとで発言を確かめたい人 | 出られなかった人 | 出席者全員と、決める人 |
| AIに任せられる所 | ほぼ全部 | たたき台まで | 形を整えるところまで |
| 人がやる所 | 名前と数字の直し | 抜けの確認 | 決まったかどうかの確定 |
例えば工務店の現場打ち合わせで、施主が「キッチンの色は、次の打ち合わせまでに決めます」と言ったとします。文字起こしでは、この一言は1時間分の会話の中に埋もれています。議事録では、これが「保留：キッチンの色。次回までに施主が決める」という1行になります。
この1行に仕立てるのが議事録の仕事です。AIは、発言を文字にするのは得意でも、その場の空気で「これは決まった」「これはまだ」と見分けるのは苦手です。
出来の大半は、録る前に決まる
文字起こしの間違いの多くは、AIの性能より録音の状態から来ます。会議の前に、次のことを整えておきます。
- マイクは話す人の近くに置く。部屋の隅に置いたスマホ1台では、遠い席の声が拾えない
- 最初に一人ずつ名乗ってもらう。話した人を聞き分ける手がかりになる
- 発言を重ねない。二人が同時に話した部分は、どちらの言葉も崩れやすい
- 「これ」「あれ」ではなく、資料のページや品名を口に出す
- 空調やプロジェクターのファンの近くを避ける
オンライン会議なら、会議のサービスに付いている文字起こし機能を使う手もあります。参加者ごとにマイクが分かれているので、対面の会議より話した人を取り違えにくくなります。
録音を始める前には、「記録のために録音して、文字にします」と一言断ります。社外の人がいる打ち合わせなら、なおさらです。
「これ」と「あれ」だらけの会議って、文字にすると誰にも読めないんですよ。
AIが間違えやすい所
録音がきれいでも、間違いやすい所は決まっています。全部を聞き直すのではなく、ここだけを狙って確かめます。
| 間違えやすい所 | 起きること | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 人名・社名・商品名 | 「佐藤さん」が「里さん」、商品名がひらがなになる | 用語集を先に渡し、文字起こしの段階で直す |
| 数字・日付・金額 | 「15日」と「50日」、「1,500」と「15,000」の取り違え | 録音のその箇所だけ聞き直す |
| 否定と保留 | 「やらなくていい」が「やる」、「検討します」が決定に | 決まったことは出席者に確かめる |
| 話した人 | 発言が別の人のものになる | 最初の名乗りと、席の並びのメモ |
| 業界の言葉・略語 | 似た音の一般的な言葉に置き換わる | 社内の略語も用語集に入れる |
もう一つ気をつけたいのが、要約の段階でAIが言葉を足すことです。話の流れがつながるように、誰も言っていない理由や結論を書き添えることがあります。要約に出てきた「〜のため」「〜と決定」は、もとの文字起こしにその発言があるかを見ます。
「やらない」と言ったことが「やる」になった議事録、配ったあとで気づくと泣けますよ。
議事録に仕立てる手順
文字起こしから議事録までは、次の順で進めると、直す手間がいちばん少なくなります。
- 01用語集を渡す参加者の名前、取引先、商品名、社内の略語を一覧にして、先にAIへ渡す
- 02名前と数字を先に直す要約させる前に直すと、間違いが議事録に広がらない
- 03ひな形でまとめさせる決まったこと・宿題（担当と期限）・保留・次回の4つの欄に分けてもらう
- 04決定と数字だけ聞き直す時刻の付いた文字起こしから、その箇所の録音だけ確かめる
- 05出席者に送って確定するその日のうちに送り、違いがあれば返事をもらう
ひな形は会社で1つに決めておきます。欄が毎回同じなら、読む人は「宿題」の欄だけ見れば自分の仕事が分かります。宿題には必ず担当の名前と期限を入れ、期限が決まらなかったものは保留に回します。
結局、録音を全部聞き直していたら、時間は変わらないんじゃないですか？
全部を聞き直す必要はありません。文字起こしのサービスには、発言ごとに録音の時刻を付けてくれるものがあります。決まったことと数字が出てくる箇所だけ、その時刻から聞けば足ります。話の流れの部分は、多少言い回しが崩れていても議事録の中身には響きません。
会議のあとすぐに決定事項を相手と確かめる使い方は、社長の情報整理の記事でも触れています。
あわせて読みたいAI秘書で社長の情報整理。経営者がAIに任せることと手放さないこと録音と文字のデータは、置き場所と消す時期を決める
録音と文字起こしには、会議の中身がそのまま残っています。便利な反面、扱いを決めずにいると、個人のスマホやパソコンに散らばります。
決めておくのは3つです。
- 置き場所：会社の共有フォルダなど、決まった1か所に置く。個人の端末に残さない
- 消す時期：議事録が確定したら録音は消す、などの決まり。残すなら、残す理由と期間を書く
- 使うサービス：録音や文字を、どのAIサービスに渡してよいか
お客様との打ち合わせや、人事の話が出る会議は、そもそも録るかどうかから考えます。録る場合も、名前や住所が出てくる部分の扱いには気をつけます。AIサービスの設定や、入れてはいけない情報の考え方は別の記事にまとめています。
あわせて読みたい生成AIの情報漏えいを防ぐ。入れてはいけない情報と、最初に見直す設定
お客さんとの打ち合わせを黙って録るのは、あとで知られたときがいちばんまずいんです。
議事録の手間を減らすところから、HEART CREATIONでお手伝いできること
HEART CREATIONのAIサービスには、会議の自動議事録や、宿題と期限の抜き出しを受け持つ「AI社長秘書」があります。AIの出力は、人が確かめて直す前提で組み立てます。
- 会議の録り方と、会社で使う議事録のひな形づくり
- 社内の名前や略語をまとめた用語集づくり
- 決まったことと宿題を、担当者に届く形で残す仕組み
「議事録係が毎回つらそう」という段階のご相談で構いません。初回のご相談は無料で、オンライン60分でも承ります。
まずは週1回の定例会議だけ、録り方を変えてみてください。そこから少しずつです。
よくある質問
AIの文字起こしは、どのくらい正確ですか？
録音の状態で大きく変わります。マイクが近く、発言が重ならない会議なら読める文字になりますが、人の名前や数字は聞き違えることがあります。名前と数字は、人が録音と照らして直す前提で使います。
文字起こしAIに、議事録まで作ってもらえますか？
決まったこと・宿題・保留の欄に分けて、まとめてもらうことはできます。ただ、何が決まったかの最終的な判断はAIには難しいため、出席者に送って確かめてから確定します。
対面の会議を録音するときのコツはありますか？
マイクを話す人の近くに置き、最初に一人ずつ名乗ってもらうことです。発言を重ねないことと、「これ」「あれ」ではなく資料のページや品名を口に出すことも、文字起こしの崩れを減らします。
会議の録音データは、いつまで残せばいいですか？
決まりはないので、会社で決めておきます。例えば、議事録が出席者の確認を経て確定したら録音は消す、という決め方があります。残す場合は、置き場所と期間を決めておきます。
