LINEにメールに電話に、連絡が多すぎて、どれに返したのか分からなくなるんです。秘書を雇う余裕はないんですが。
夜中に「あ、あの返事してない」って目が覚めるやつですよね。それ、AIに覚えておいてもらいましょう。
社長のところには、毎日あちこちから連絡が届きます。お客さんからのLINE、取引先のメール、現場からの電話、打ち合わせで決まったこと。どれも大事なのに、置き場所がばらばらなので、返し忘れや「言った・言わない」が起きます。
AI秘書の役目は、社長の代わりに決めることではありません。散らばった情報を集めて、「今日やること」「返していない連絡」「決まったことと期限」に並べ替えることです。判断は社長が行い、忘れないための仕組みをAIが受け持ちます。
この記事では、社長の情報がどこに散らばっているか、AI秘書に任せる仕事と手放さない仕事、1日の使い方、渡さない情報、整理の次にやることを書きます。
この記事の要点
- AI秘書の役目は、決めることではなく並べ替えること
- 朝・移動中・打ち合わせ後・夜に、使う場面を決める
- お客さんの個人情報や人の評価は渡さない
社長の情報は、5か所に散らばっている
まず、情報がどこにあるかを書き出します。少人数の会社の社長なら、だいたい次の5か所です。
| 置き場所 | よく起きる取りこぼし |
|---|---|
| LINE | 既読にしたまま返し忘れる。トークが流れて見つからない |
| メール | 添付の見積もりや請求の期限を見落とす |
| 電話 | 話した内容がどこにも残らず、あとで食い違う |
| 打ち合わせ | 決まったことの担当と期限があいまいなまま終わる |
| 頭の中 | 移動中に思いついたことを、着いたころには忘れている |
例えば外構工事の会社の社長なら、午前は現場、午後は見積もりの打ち合わせ、夕方に事務所でメールを見る、という1日になりがちです。その間に届いた連絡は、夜にまとめて見るしかありません。量が多い日ほど、どれが急ぎかの見分けがつかなくなります。
任せる仕事、手放さない仕事
AI秘書に任せるのは、情報を集めて、整理して、思い出させる仕事です。何を優先し、どう答えるかを決める仕事は、社長の手元に残します。
| AI秘書に任せる | 社長が手放さない |
|---|---|
| 会議や連絡の内容を整理する | どれを先にやるかの最終判断 |
| 今日と今週のやることを一覧にする | 金額・契約・支払いに関わる返事 |
| 返していない連絡を拾い出す | 採用や評価など、人に関わること |
| 返事の下書きを作る | 断る・謝るなど、関係に関わる返事 |
| 打ち合わせの決定事項と期限をまとめる | 決定事項が正しいかの確認 |
返事の下書きまではAIに作らせて構いません。ただ、送る前に読むのは社長です。特に、取引先への謝罪や値段の話は、言い回し一つで相手の受け取り方が変わります。
AIの下書き、ときどき丁寧すぎて別人みたいになるんですよ。送る前に、必ず自分の言葉に直してください。
1日のどこで使うかを決める
AI秘書は、思いついたときに開くだけだと続きません。1日の中で使う場面を決めておきます。
- 01朝昨日届いた連絡のうち、返していないものと、今日の予定から「今日やること」を3つ出してもらう
- 02移動の合間思いついたことを、声でそのまま吹き込んでおく（運転中は使わない）。整理はAIに任せる
- 03打ち合わせのあとメモや記録から、決まったこと・担当・期限を書き出してもらい、その場で相手に送る
- 04夜今日終わらなかったことを、明日の一覧に回す
いちばん効くのは、打ち合わせのあとの使い方です。決まったことを、その日のうちに相手と同じ文面で確かめておけば、「言った・言わない」は起きにくくなります。
朝の「今日やること」は、3つまでに絞らせます。10個並ぶと、結局どれから手をつけるかを社長がまた考えることになるからです。
夜も、寝る前にAIと今日の振り返りをしたほうがいいですか？
夜は「明日に回す」を1行入れたら終わりでいいんです。あとは一杯やって休んでください。
AI秘書に渡さない情報を決めておく
便利だからといって、何でも渡してよいわけではありません。入力した内容の扱いはサービスや設定によって違います。会社で使う前に、規約と設定を確かめ、渡さない情報を決めておきます。
- お客さんの名前・住所・電話番号などの個人情報（要件だけを書き、個人が分からない形にする）
- 社員の評価や健康、家庭の事情など、人に関わること
- 発表前の取引条件や、契約前の金額
- 口座やパスワードなどのログイン情報
打ち合わせの内容を記録してAIに渡すなら、相手に「記録を取ってもいいですか」と一言断ってからにします。相手との関係を守るための、当たり前の礼儀です。
整理の次は、毎回同じ作業を仕組みにする
情報の整理に慣れてくると、毎回同じ手順で繰り返している作業が見えてきます。見積書の作成、作業の報告書、請求書の発行。こうした作業は、AIに毎回お願いするより、手順そのものを仕組みにしたほうが楽になります。
当社でも、面倒な事務作業を減らすために、見積書や報告書を自動で作る仕組みを自社用に作りました（MEDIAの記事）。整理で見えてきた「毎回同じ作業」を、仕組みに置き換えた形です。
AIを入れても前後の業務とつながらずに止まってしまう話は、別の記事にまとめています。
あわせて読みたいAI導入で成果が出ない会社の共通点。原因は道具ではなく「前後」にあるAI秘書の導入で、HEART CREATIONがお手伝いできること
HEART CREATIONのAIサービスには、会議や連絡の内容を整理し、今日と今週のやることや連絡漏れを拾い出す「AI社長秘書」があります。
- 社長の情報がどこに散らばっているかの洗い出し
- LINE・メール・打ち合わせの記録を、毎朝の一覧にまとめる仕組みづくり
- 見積書や報告書など、毎回同じ作業の自動化
「何から任せればいいか分からない」という段階で構いません。初回のご相談は無料で、オンライン60分でも承ります。
返し忘れが1つ減るだけで、夜の寝つきが変わりますよ。お気軽にご相談ください。
よくある質問
AI秘書と人の秘書は何が違いますか？
AI秘書は、連絡や記録を集めて整理し、やることの一覧や下書きを作るのが得意です。来客の対応や、相手の気持ちをくんだ調整は人のほうが向いています。まずは整理と思い出させる役目をAIに任せる、という分け方が始めやすい形です。
社長がAI秘書を使うと、どのくらい時間が減りますか？
連絡の量や、今どれだけ手作業で整理しているかで大きく変わるため、一律には言えません。導入の前に、1週間で返し忘れた連絡や探し物に使った時間を書き出しておくと、効き目を比べやすくなります。
AI秘書に会社の情報を入れても大丈夫ですか？
入力した内容の扱いはサービスや設定によって違うので、規約と設定を確かめてから使います。お客さんの個人情報や社員の評価、発表前の取引条件などは渡さないと決めておくと安心です。
スマホだけでもAI秘書は使えますか？
使えるサービスは多くあります。移動の多い社長なら、声で吹き込んで整理してもらう使い方から始めると続けやすくなります。
