動画の素材は、
撮った日に片づける。

撮影から戻ったら、荷物を片づける前に素材の取り込み。これを決まりにするだけで、かなり変わりますよ。

ショート動画を続けていると、素材は毎週のように増えていきます。担当者のスマホ、編集する人のパソコン、外付けのハードディスク、個人のクラウド。撮った瞬間から、素材はあちこちに散らばり始めます。

困るのは、たいてい次の3つです。消えてしまう。あるはずなのに見つからない。いつまで持っていればいいのか分からず、消せない。どれも撮影や編集の腕とは関係なく、置き場所と名前と期間を決めていないことから起きます。

この記事では、素材がなくなる典型、置き場所の分け方、名前の付け方、残す期間の決め方を順に書きます。

素材がなくなる、見つからない典型

まず、よく起きることと、その原因を並べてみます。

例えば、美容室で担当者が交代でスタイルの動画を撮っている場合、撮った人ごとのスマホに素材が残り、半年後に「あのお客さんの動画」を探すと誰も見つけられない、ということが起きます。

置き場所は「取り込み・作業中・保管」の3段に

素材の置き場所は、1つのフォルダに全部入れるより、素材の段階で3つに分けると迷いません。

1. 01取り込み撮った日のうちに、カメラやスマホから会社の置き場所へ全部コピーする。スマホから消すのは、2か所に入ったのを確かめてから
2. 02作業中編集するときは、案件ごとのフォルダに素材と編集データを一緒に入れる
3. 03保管公開が終わったら、使った素材・完成品・同意書などの書類を案件ごとにまとめて保管の場所へ移す

案件ごとのフォルダの中は、毎回同じ並びにしておきます。

• 01_元素材（撮ったままの映像と写真）
• 02_編集データ（編集アプリのデータ、テロップの文字）
• 03_完成（公開した動画と、媒体ごとの版）
• 04_書類（出演の同意書、音楽や素材の使用条件）

もう1つ決めておきたいのが、写しの置き方です。会社の共有ドライブだけ、外付けのハードディスクだけ、と1か所にしておくと、壊れたり間違えて消したりしたときに戻せません。よく言われる考え方に「3つの写しを、2種類の置き方で、1つは離れた場所に」というものがあります。少なくとも、会社の置き場所とは別の機器やサービスに、もう1つ写しを置いておきます。

ハードディスクが1台壊れて、3年分の素材がまるごと消える。想像するだけで、どんよりしますよね。

編集を外に頼んでいるときは、完成品だけでなく、元素材と編集データをどこに返してもらうかも決めておきます。外注するときに渡すものと受け取るものは、こちらにまとめています。

名前の付け方は、日付から始める

名前の決まりは、全員が迷わず同じ名前を付けられることがいちばんです。おすすめは、日付・案件・場面・番号の順に並べる形です。

日付を西暦8桁で先頭に置くと、名前順に並べるだけで撮った順になります。区切りの記号は1種類にそろえ、スペースは入れないほうが、別のパソコンやサービスに移したときに崩れにくくなります。案件名は、社内で呼んでいる名前と同じにしておくと、検索したときに思い出しやすくなります。

すべてのファイル名を付け直すのは手間がかかります。元素材はカメラやスマホが付けた名前のままにして、フォルダ名だけを決まりどおりにする、というやり方でも十分に探せるようになります。

あわせて、案件ごとに1行の素材の一覧を作っておくと便利です。撮った日、案件、場所、写っている人、了解の範囲、使った投稿。この6つが並んでいれば、「去年の春に撮った、あの店の外観」を一覧から引けます。

名前の決まりさえ作っておけば、あとは検索ひとつで出てきます。探す時間がなくなると、気持ちに余裕ができますよ。

残す期間は、種類と了解で決める

素材は「念のため全部残す」と、容量が足りなくなるうえ、いつか持っていてはいけないものまで抱えることになります。種類ごとに、残す期間の考え方を決めておきます。

人が写っている素材は、とくに期間を決めておきたいものです。特定の人が分かる映像は、個人情報保護法の「個人情報」に当たることがあります。同じ法律の第22条には、個人データについて、利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努める、という定めもあります。出演の了解の期間が終わった素材や、退職した社員が写っている素材は、残すか消すかを見直します。退職した社員の映像の扱いは、こちらの記事にまとめています。

年に1回、決まった時期に棚卸しの日を作り、期間を過ぎた素材を消します。古いパソコンやハードディスクを処分するときは、中のデータを復元できない形で消してから手放します。

素材の片づけも、HEART CREATIONと

素材の置き場所と名前の決まりは、撮影と編集の流れに組み込んでおくと続きます。HEART CREATIONでは、こんなところからお手伝いしています。

• 企画・撮影・編集・運用を、分業せずに同じチームで引き受ける
• 撮影の手順と編集のルールを、社内で回せる形にして渡していく
• 拠点は東京・横浜、打ち合わせはオンラインで全国に対応する

初回のご相談は無料で、オンラインで60分お話しできます。「素材がばらばらで、何から手をつければいいか分からない」段階でも大丈夫です。ご相談はこちらから。

2年前の素材から、今ちょうど欲しいカットがすぐ出てくる。片づけておくと、こういういいことがあるんです。